Quando conviene affidare paghe e amministrazione del personale a uno studio esterno

Conviene quando il costo pieno della gestione interna — software, aggiornamento normativo, tempo di una persona qualificata e rischio di errore — supera il compenso di uno studio esterno, e questo accade prima di quanto si pensi: già con pochi dipendenti, se in azienda non c’è chi segua stabilmente la materia. Restano casi in cui la gestione interna ha senso: organici numerosi e stabili, con un ufficio del personale strutturato e un responsabile che presidia CCNL e adempimenti. La scelta, in concreto, dipende meno dal numero di dipendenti che dalla presenza o meno di una competenza aggiornata e continuativa dentro l’azienda.

Che cosa comprende, davvero, l’amministrazione del personale

Il cedolino è solo il risultato finale. A monte e a valle di ogni elaborazione mensile c’è una sequenza di adempimenti che non ammette ritardi:

• Elaborazione dei cedolini: applicazione del CCNL di riferimento, inquadramento, minimi tabellari, scatti di anzianità, maggiorazioni per straordinario, notturno e festivo, trattamento di malattia, infortunio e maternità, permessi e ferie, ratei di tredicesima (e quattordicesima ove prevista) e accantonamento del TFR.
• UNIEMENS: il flusso mensile all’INPS con i dati retributivi e contributivi di ciascun lavoratore, che deve quadrare con quanto versato in F24.
• Versamenti: F24 con ritenute IRPEF operate come sostituto d’imposta, addizionali regionali e comunali, contributi INPS.
• Certificazione Unica e modello 770: la posizione annuale del sostituto d’imposta, che si costruisce mese per mese e non si recupera a fine anno.
• Autoliquidazione INAIL: regolazione dell’anno trascorso e rata per l’anno in corso, con le retribuzioni effettive per voce di tariffa; gli errori di classificazione delle lavorazioni sono frequenti e costosi.
• Assunzioni, trasformazioni e cessazioni: comunicazioni obbligatorie ai servizi per l’impiego entro i termini di legge (per l’assunzione, il giorno precedente l’inizio del rapporto), lettera di assunzione, periodo di prova, dimissioni telematiche, licenziamenti e relative procedure.
• Adempimenti collegati: libro unico del lavoro, previdenza complementare e assistenza sanitaria integrativa, enti bilaterali, trattenute per cessioni del quinto e pignoramenti, rapporti con gli istituti in caso di ispezione.

I segnali che l’esternalizzazione è la scelta più ragionevole

Il CCNL cambia e nessuno se ne accorge. I rinnovi contrattuali portano aumenti retributivi, arretrati, una tantum e nuove voci. Chi non segue per mestiere la contrattazione collettiva del proprio settore se ne avvede quando il lavoratore reclama, o quando l’arretrato è ormai di dodici mesi.

Il costo del software non è il canone. Al canone del gestionale vanno sommati aggiornamenti, formazione della persona che lo usa, manutenzione delle tabelle contrattuali e — voce che quasi nessuno mette a bilancio — il costo di sostituire quella persona quando si assenta o se ne va. Un’azienda con pochi dipendenti sostiene per intero costi fissi pensati per strutture molto più grandi.

Il rischio sanzionatorio è asimmetrico. Un errore di versamento, una comunicazione obbligatoria tardiva, un UNIEMENS che non quadra, un’errata classificazione INAIL: sono importi che superano rapidamente il compenso annuo di uno studio. In materia di lavoro e previdenza le sanzioni si sommano fra loro (fiscali, contributive, amministrative) e alcune violazioni non sono sanabili con il ravvedimento.

L’imprenditore fa le paghe la domenica. Se l’elaborazione è affidata a chi ha già un altro ruolo, di norma slitta all’ultimo momento utile ed è fatta in fretta. È in questa condizione che nascono gli errori più difficili da correggere.

Come funziona il passaggio a uno studio esterno

Il subentro è un’operazione ordinaria e si svolge in poche settimane, ma va preparato.

1. Ricognizione preliminare. Lo studio esamina CCNL applicato, organico, inquadramenti, storico delle presenze, posizioni INPS e INAIL, eventuali agevolazioni contributive in corso e residui di ferie, permessi e TFR.

2. Acquisizione dei dati. Dal precedente consulente si ottengono i cedolini dell’anno in corso, il libro unico, i progressivi fiscali e contributivi, la Certificazione Unica dell’anno precedente e il TFR accantonato. Il momento più pulito per il subentro è il 1° gennaio; in corso d’anno è comunque possibile, ma richiede il caricamento dei progressivi.

3. Deleghe e abilitazioni. Vanno rilasciate le deleghe per l’accesso ai servizi telematici INPS, INAIL, Agenzia delle Entrate e servizi per l’impiego, e comunicata la variazione dell’intermediario.

4. Elaborazione in parallelo. Nel primo mese è opportuno un controllo di quadratura fra il cedolino elaborato dallo studio e l’ultimo emesso dal precedente consulente, per intercettare disallineamenti sui progressivi.

Che cosa resta comunque in capo al datore di lavoro

L’esternalizzazione trasferisce l’elaborazione, non la responsabilità del rapporto di lavoro. Restano al datore di lavoro: le scelte organizzative e disciplinari; l’esattezza dei dati trasmessi (presenze, assenze, straordinari, trasferte); la sicurezza sul lavoro e la sorveglianza sanitaria; la provvista finanziaria per stipendi e F24 alle scadenze; la conservazione della documentazione. Lo studio elabora, verifica e segnala sulla base di ciò che riceve: un dato di presenza sbagliato produce un cedolino sbagliato, e la responsabilità verso il lavoratore e verso gli istituti rimane del datore.

Domande frequenti

Chi può elaborare i cedolini per conto terzi?

L’attività è riservata dalla legge 12/1979: consulenti del lavoro e, alle condizioni previste dalla stessa legge, avvocati, dottori commercialisti ed esperti contabili iscritti ai rispettivi albi, previa comunicazione all’Ispettorato territoriale del lavoro competente. Sono ammessi anche i servizi resi da associazioni di categoria e da centri di elaborazione dati nei limiti stabiliti dalla norma. Un fornitore che non rientri in queste categorie non può assumere l’incarico.

Quanto costa l’elaborazione di un cedolino?

Il compenso è concordato fra le parti e va definito per iscritto nella lettera di incarico. Incidono il numero dei dipendenti, il CCNL applicato (alcuni contratti sono sensibilmente più complessi di altri), la variabilità delle presenze, il lavoro a turni o in trasferta, e l’inclusione o meno degli adempimenti annuali (CU, 770, autoliquidazione INAIL) e dell’assistenza in caso di ispezione. È utile chiedere un preventivo che distingua il canone mensile per cedolino dalle voci una tantum.

Che cosa serve per passare da un consulente all’altro?

Cedolini dell’anno in corso e progressivi fiscali e contributivi, libro unico, ultima Certificazione Unica, TFR e ratei maturati, contratti individuali e lettere di assunzione, posizione INPS e PAT INAIL, dettaglio delle agevolazioni contributive in corso. Serve poi revocare le deleghe telematiche al precedente intermediario e rilasciarle al nuovo. Il consulente uscente è tenuto a restituire la documentazione del cliente; è buona regola formalizzare la richiesta per iscritto.

Un esonero contributivo per una nuova assunzione chi lo gestisce?

Lo studio verifica preventivamente i requisiti soggettivi del lavoratore e oggettivi del datore (fra cui la regolarità contributiva), presenta l’eventuale istanza telematica all’INPS, monitora l’accoglimento e applica l’esonero nel flusso UNIEMENS con i codici di prassi. La decisione di assumere e la sostenibilità del costo restano dell’imprenditore: è opportuno chiedere la verifica prima di firmare il contratto, perché alcune agevolazioni sono precluse se l’assunzione avviene con caratteristiche diverse da quelle richieste.

Quali sono le scadenze mensili tipiche?

Entro il 16 di ciascun mese il versamento con F24 delle ritenute IRPEF, delle addizionali e dei contributi INPS relativi al mese precedente; entro l’ultimo giorno del mese l’invio del flusso UNIEMENS riferito al mese precedente. Se il termine cade di sabato o in giorno festivo, slitta al primo giorno lavorativo successivo. Restano fuori dal ciclo mensile le comunicazioni obbligatorie di assunzione, dovute entro il giorno precedente l’inizio del rapporto, e gli adempimenti annuali (autoliquidazione INAIL, Certificazione Unica, modello 770).

Lo Studio Antolini, della Dottoressa Commercialista Marcella Antolini, con sedi a Ferrara e Codigoro, si occupa di paghe, contributi e amministrazione del personale, oltre che di contabilità e fisco; per una valutazione del proprio caso è disponibile la sezione Contatti del sito.